Бесплатные юридические консультации: 8 (800) 350-96-91 (Вся Россия)

Бесплатная юридическая консультация

Заполнение справки 2-НДФЛ: порядок получения и срок действия

Бесплатная юридическая консультация

Наши юристы бесплатно проконсультируют Вас по следующим вопросам:

  • Правовой анализ ситуации
  • Заявления, жалобы, претензии
  • Судебные документы
  • Письменные консультации

Проблема заполнения бухгалтерской справки 2-НДФЛ встает перед бухгалтерами, начинающими свою деятельность, перед руководителями маленьких компаний, а также перед индивидуальными предпринимателями. Для того, чтобы грамотно заполнить документ, необходимо разобраться, что такое справка по форме 2-НДФЛ, какие существуют сроки сдачи и какие сведения потребуются.

Что такое справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ является документом, представляющим налоговый отчет отдельного гражданина по финансовым результатам за год. Простыми словами — это справка о доходах физического лица.

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ делается работодателем и направляется в налоговую инспекцию, а также выдается сотрудникам по заявлению. Требования к справке 2-НДФЛ в 2021 году несколько изменились. В законодательство приказом ФНС от 02 октября 2021 года № ММВ-7-11/566@ внесены правки в части формы бланка справки, а также создан абсолютно новый порядок предоставления справок по запросу работника и в налоговый орган.

ФНС признает, что в течение 2021 года отчетность о доходах, заполненная по старому формату, принималась в учет. Однако, в 2021 году для избегания нежелательных проблем стоит отправлять декларацию по новому образцу.

Как выглядит и что указывается в справке 2-НДФЛ

Согласно п.4 приказа ФНС от 02 октября 2021 года № ММВ-7-11/566@ новая форма справки вступит в силу с 01.01.2019 и отчитываться по данному бланку необходимо в 2019 году за доходы, полученные в 2021.

Существенные изменения коснулись форм справок, которые теперь разделены по запросам:

  • документ, предоставляемый по запросу работника компании;
скачать справку о доходах
  • документ, предоставляемый в ФНС.
скачать бланк 2-НДФЛ

Пример справки 2-НДФЛ для налоговой
Нововведения в декларации о доходах по форме 2-НДФЛ за 2021 год:

  • изменилось наименование документа;
  • уменьшилось количество разделов (с 5 до 3) и было добавлено приложение по кодам доходов и вычетов, разбитых помесячно;
  • «инвестиционные» вычеты исключены из кодов;
  • новый штрих-код документа;
  • отсутствует строка с указанием адреса жительства физического лица;
  • добавлена необходимость отражения кода вида уведомления о вычетах.

Корректное заполнение документа зависит от правильности применения расшифровки справки 2-НДФЛ, так как в 2021 году коды доходов обновились, а также были добавлены новые. Расшифровать справку 2-НДФЛ можно с помощью Приложений № 1 (коды доходов) и № 2 (коды вычетов) к приказу от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@.

В 2018 году были добавлены следующие новые коды, действующие и в 2021 году:

Вид дохода Код
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск 2013
Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, которая превышает в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для уволенных работников из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях 2014
Суммы штрафов и неустойки, которые выплачивает организация на основании решения суда за несоблюдение требований потребителей в соответствии с Законом от 7 февраля 1992 № 2300 2301
Сумма списанного безнадежного долга 2611
Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях. 3021

Ранее данная кодировка использовалась в общем 4800 «Иные доходы».

С текущего года было принято решение о разграничении составляющих частей прибыли российских граждан. Теперь, при составлении отчетности бухгалтер может указать более уточненный вариант формирования доходной части.

Справка 2-НДФЛ должна выглядеть следующим образом:

Первая страница справки 2-НДФЛПриложение к справке 2-НДФЛ

Размещенный выше образец справки 2-НДФЛ 2021 года для ФНС показывает, какая информация должна быть указана в документе.

Ключевые моменты, на которые обращают внимание сотрудники налоговой службы:

  • ИНН и КПП налогоплательщика;
  • отчетный период;
  • наличие корректировок;
  • Ф. И. О.;
  • общий размер годового дохода;
  • сумма, удержанная из дохода гражданина в пользу государства;
  • наличие налоговых вычетов разного характера (имущественный, социальный, стандартный) и их размер;
  • подробная информация о доходах и вычетах, разделенная помесячно.

Пример справки, заполненной по правилам последних изменений:

Пример заполнения справки 2-НДФЛ

Правила и порядок заполнения 2-НДФЛ в 2021 году

В новой форме 2-НДФЛ указываются в дополнение к реквизитам уведомления о получении вычетов коды:

  • 1 — имущественный;
  • 2 — социальный;
  • 3 — снижение налога на сумму фиксированных авансовых платежей

В предыдущей версии справки указывались только номер и дата выдачи документа о получении вычета.

В остальном бланк декларации заполняется без существенных изменений.

Инструкция по заполнению

В заглавной части документа необходимо:

  • указать отчетный период (год), порядковый номер справки, признак;
  • отметить наличие корректировки и код налогового органа, полное наименование компании, направляющей декларацию, форму реорганизации (при наличии), ИНН/КПП, код ОКТМО, а также контактный телефон.

При первичной сдаче документа в строке «Номер корректировки» указываем «00».

Образец шапки справки справки 2-НДФЛ

 Раздел 1 документа требует заполнение следующих строк:

  • ИНН и Ф. И. О. налогоплательщика-физического лица;
  • статус;
  • дата рождения;
  • гражданство;
  • код документа, позволяющего идентифицировать личность (с указанием серии и номера).

Образец первого раздела справки 2-НДФЛ

Раздел 2 содержит информацию об общем размере дохода и сумме налога за отчетный период (год). Заполнению подлежат следующие строки:

  • налоговая ставка;
  • общий размер годового дохода;
  • налоговая база;
  • исчисленная и удержанная сумма налога (по отдельности);
  • размер фиксированных авансовых платежей;
  • перечисленная сумма налога;
  • сведения о наличии излишних удержаний или недостающей суммы налогового сбора.

Образец второго раздела справки 2-НДФЛ

Раздел 3 касается исключительно сведений о вычетах различного характера. Требуется указать коды вычетов и их размер в рублях. Вычеты могут быть:

  • социальными;
  • имущественными;
  • стандартными.

Кроме того, инспекторы налоговой службы обратят внимание на заполнение кода вида уведомления, его номера и даты выдачи.

Образец второго раздела справки 2-НДФЛ

Заполнение первой страницы справки завершается подтверждением достоверности указанной информации. Необходимо:

  • отметить, кто является инициатором составления отчетности (налоговый агент или его представитель);
  • указать Ф. И. О. и реквизиты документа, подтверждающего личность;
  • поставить подпись и дату составления документа.

Образец блока достоверности указанной информации в справке 2-НДФЛ

Приложение к справке заполняется помесячно. По-прежнему требуется указать:

  • номер документа;
  • отчетный период (год);
  • налоговую ставку.

В таблице указывается:

  • порядковый номер месяца;
  • код дохода или вычета;
  • сумма за данный период.

В конце страницы необходимо поставить подпись и дату составления документа.

Чаще всего используется код заработной платы в справке — 2000, а также премиальные выплаты (2002), отпускные (2012) и больничные платежи (2300).

Для заполнения справки о доходах нужны документы из следующего списка:

  • регистрационные данные компании (ИНН, КПП, наименование);
  • документ, подтверждающий права налогового агента;
  • платежные ведомости за каждый месяц календарного года.

Правильно составить справку 2-НДФЛ достаточно сложно. Зачастую приходится делать корректировки и направлять документ в ФНС повторно. Чтобы избежать частых ошибок, бухгалтер может воспользоваться помощью специализированных компаний и заполнить справку 2-НДФЛ в онлайн-режиме.

Такие услуги доступны в «Мое дело», «Контур.Экстерн», «Сбис» и других бухгалтерских сервисах.

В целом, практически каждая компания имеет программное обеспечение, которое способствует быстрому формированию отчетности. Программа сама подскажет, где и какие данные необходимо внести. Некоторые сервисы указывают на наличие ошибок перед отправкой документа.

Образец правильного заполнения справки 2-НДФЛ можно попросить в отделении налоговой службы или скачать на нашем сайте:

Скачать образец заполнения

Если компания обслуживается в аутсорсинговой компании, то курирующий бухгалтер составит справку по всем правилам и требованиям нового законодательства.

Мужчина, заполняющий ручкой документ

Где взять справку 2-НДФЛ

2-НДФЛ может потребоваться сотруднику организации по нескольким причинам:

  • при оформлении кредитной карты, потребительского кредита или ипотеки с целью подтверждения платежеспособности потенциального заемщика;
  • при уходе в отпуск по беременности и родам;
  • при поступлении на новую должность в другую организацию;
  • при подаче документов в различные органы и инстанции (например, для получения пособия малоимущего);
  • для получения заграничной визы;
  • для предоставления в судебный орган (при взыскании долгов, имущественных спорах, выплате алиментов);
  • по ряду других причин.

Получить справку 2-НДФЛ можно следующими способами:

  • заказать справку на работе посредством подачи заявления;
  • оформить справку 2-НДФЛ в режиме онлайн на сайте ФНС, авторизировавшись на нем через подтвержденную учётную запись Госуслуг. Данная возможность появилась недавно, а именно: с 28 апреля 2018 года.

Страница оформления справки 2-НДФЛ на сайте ФНС

Обычно работодатель выдает 2-НДФЛ после получения письменного заявления от сотрудника.

Подавать заявление следует в бухгалтерский отдел, осуществляющий расчеты с персоналом, или напрямую директору компании.

Заявление должно содержать информацию следующего характера:

  • наименование организации-работодателя;
  • ФИО начальника бухгалтерского отдела или директора компании;
  • ФИО работника, запрашивающего документ;
  • серия и номер паспорта работника;
  • адрес заявителя и контактный телефон для связи;
  • текст заявления («Прошу выдать справку 2-НДФЛ…» и указать цель получения документа);
  • дата составления заявления и подпись.

Образец заявления на получение справки о доходах физического лица

Скачать образец заявления на получение справки о доходах

Обычно у каждой организации свои требования по оформлению внутренней документации, поэтому образец заявления можно попросить в кадровом отделе или в бухгалтерии.

Может возникнуть ситуация, когда 2-НДФЛ необходима, а бывший работодатель ликвидирован. В таком случае можно подать заявление на получение информации о доходах в Пенсионный Фонд Российской Федерации и в ФНС России по месту жительства.

Сроки оформления справки

Статья 230 Налогового Кодекса Российской Федерации гласит про необходимость выдачи справки о доходах сотруднику компании, предоставившему письменное требование в виде заявления. Однако, сроки изготовления и выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику в данной статье не озвучены.

Срок предоставления справки 2-НДФЛ работнику можно указать в заявлении, если сотрудник понимает, что работодатель отличается необязательностью и может затянуть с данной процедурой.

Срок подготовки и выдачи документа по заявлению не должен быть менее 3 рабочих дней с даты принятия организацией требования.

По закону справка делается в течение 3 дней с момента приема заявления. Данная норма прописана в статье 62 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Сколько действует справка 2-НДФЛ

Сроки действительности справки о доходах и суммах налога физического лица не прописаны ни в одном законодательном акте. Например, справка, полученная у бывшего работодателя может быть действительна многие годы и при необходимости предъявлена в качестве доказательства получения дохода и уплаты исчисленного налога.

Однако, некоторые органы и учреждения могут устанавливать свои рекомендации по сроку «свежести» справки о доходах:

  • для налоговой справка действительна до 01 апреля, то есть до этой даты документ должен быть направлен в ФНС, иначе на организацию будет наложен штраф;
  • срок действия справки 2-НДФЛ в банк для кредита зависит от самого кредитного учреждения. Документ подается заемщиком с целью подтверждения платежеспособности, поэтому обычно банки запрашивают документ, подтверждающий доходы за 3, 6 или 12 последних месяцев. Обычно банки принимают справки, полученные не позднее 10-30 календарных дней до момента предоставления;
  • срок годности справки для суда не ограничивается;
  • для соцзащиты справка 2-НДФЛ действует в течение 30 календарных дней с момента выдачи.

Несмотря на то, что законодательно сроки действительности справки о доходах не закреплены, стоит придерживаться требований, выдвигаемых организацией-заявителем.

Мужская рука с ручкой над бумагой

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

  • взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
  • справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
  • справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
  • получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

При подаче заявления важно не забыть указать за какой период необходимо сформировать справку.

Куда предоставляется справка 2-НДФЛ

Работник может запросить 2-НДФЛ для предоставления в следующие организации:

  • на новое место работы для расчета определенных выплат (оплаты больничного листа, пособий по беременности и родам);
  • во время больничного и декрета (например, расчет выплат по декрету формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года);
  • документ может понадобиться для налоговой на возврат налоговых вычетов (социальных, имущественных или стандартных);
  • справка 2-НДФЛ требуется для банка с целью доказательства своей благонадежности и уровня платежеспособности;
  • судебные инстанции могут запрашивать сведения о доходах, если за работником числятся долги и он проходит по судебным делам.

Независимо от цели получения справки о доходах, работник должен написать заявление на имя директора компании или главного бухгалтера.

Ручка в мужской руке над листом бумаги

Можно ли оформить справку 2-НДФЛ онлайн

Начиная с апреля 2021 года, любой человек может заказать справку 2-НДФЛ через интернет. Для этого достаточно:

  1. Войти в «Личный кабинет» на официальном сайте ФНС России через Госуслуги.
  2. Перейти на вкладку «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы».
  3. Выбрать «Сведения о справках по форме 2-НДФЛ».
  4. Далее выбрать интересующий год.
  5. Следующим этапом пользователь может либо просмотреть справку, либо сохранить её на компьютере.

Данная возможность предоставлена совершенно бесплатно. Пользователь может не только просмотреть документ, но и сохранить его на свой компьютер в формате pdf и xml.

В первом случае электронная подпись уже проставлена на документе, во втором случае — дополнительно направляется файл в формате p7s (электронная подпись).

Какие доходы отражаются в справке 2-НДФЛ

2-НДФЛ содержит информацию о доходах и вычетах, а также об удержанной сумме налогового платежа. Коды доходов в полном объеме можно найти в Приложении № 1 к приказу от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@.

Однако, в данном документе чаще всего указываются доходы следующих видов:

  • 1010 — дивиденды;
  • 1200 — прибыль, полученная в результате страховых выплат;
  • 1400 — денежные средства, полученные от сдачи имущества в аренду;
  • 2000 — заработная плата;
  • 2002 — премиальные выплаты;
  • 2012 — отпускные;
  • 2300 — оплата больничного листа.

Коды вычетов в полном объеме можно найти в Приложении № 2 к приказу от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@.

Скачать Приказ с приложениями

Как рассчитать НДФЛ с зарплаты

Согласно пункту 3 статьи 226 Налогового Кодекса Российской Федерации сумма налогового платежа для физического лица, являющего резидентом, рассчитывается по формуле:

Налоговая база * 13%.

Такая сумма рассчитывается ежемесячно нарастающим результатом с начала календарного года. Итоговая сумма будет уменьшена на общий размер предоставляемых вычетов по НДФЛ.

Например, если за месяц была получена заработная плата в размере 25 000 рублей, то в ФНС будет направлена сумма равная 3 250 рублей.

Если работник компании является нерезидентом, то его доходы будут облагаться налоговой ставкой равной 30%.

Доходы, не подлежащие обложению налоговой ставкой, перечислены в статье 217 НК Российской Федерации.

Для удобства возможен расчет 2-НДФЛ на онлайн-калькуляторе, где достаточно выбрать размер налоговой ставки (13% или 30%) и набрать сумму причитающейся заработной платы в строку «Сумма с НДФЛ».

Онлайн-калькулятор НДФЛ

Срок сдачи справки в налоговую

Важно своевременно предоставить отчетный документ в отделение ФНС. При нарушении срока, утвержденного законодательством, на организацию или отдельное физическое лицо будет наложена штрафная санкция.

Сроки сдачи документов по доходам физических лиц обозначены в Налоговом Кодексе Российской Федерации, а именно в статье 226:

  • до 01 марта направляются декларации по форме 2-НДФЛ, если с физлица невозможно удержать налог;
  • до 01 апреля в ФНС направляется отчетность о доходах, если сумма налога удержана.

Индивидуальные предприниматели также обязаны отчитываться о доходах. Речь идет об ИП на ОСНО. ИП должен сдать справку 3-НДФЛ в срок до 30 апреля.

Если работодатель понимает, что допустил ошибку при расчете налоговой базы, заполнении персональных сведений или исчислении налога с дохода, то может сдать корректировку. Если ошибка допущена только по одному сотруднику, то справка сдается именно по нему. В строке «Номер корректировки» необходимо написать «01».

Штраф за несвоевременное предоставление 2-НДФЛ

За несвоевременное предоставление отчетности по форме 2-НДФЛ или ее полное непредставление предусматривается материальная ответственность. Согласно пункту 1 статьи 125 Налогового Кодекса РФ штраф за непредставление справки составляет 200 рублей.

Важно отметить, что считается каждый непредставленный документ, то есть, если в организации числится 29 человек, то размер штрафа составит 5 800 рублей (29 работников * 200 рублей).

Распространенные ошибки при заполнении

Ошибки при заполнении документа о доходах физического лица могут привести к тому, что инспекторы посчитают справку недействительной.

Наиболее распространенными ошибками налоговые инспекторы признают:

  • путаницу кодов доходов и вычетов;
  • неверно рассчитана налоговая база;
  • указание месячной заработной платы в разрезе двух сумм (авансовый платеж и окончательный расчет) вместо общей суммы;
  • ошибки при заполнении персональных сведений (особенно паспортных данных);
  • отсутствие указания или неверное определение кода ОКТМО.

Все ошибки можно исправить и направить в отделение ФНС повторную справку с корректировкой. Однако, «бесплатной» такая возможность будет только при самостоятельном поиске ошибки.

Если недочеты будут выявлены сотрудниками налоговой службы на организацию может быть наложен штраф в размере 500 рублей (пункт 1 статьи 126.1 НК России).

Стопка документов

Своевременное предоставление документа о доходах физических лиц, являющихся работниками компании, является прямой обязанностью работодателя. Важно ответственное отношение к исполнению требований законодательства, тогда штрафные санкции не будут применены.

Хотите задать вопрос или оставить комментарий?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх